Vacances Vivantes asbl attache une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel, à la confidentialité et à la diffusion d’informations correctes. Notre politique de confidentialité et notre clause de non-responsabilité décrivent notre manière de travailler.

Vacances Vivantes asbl attache une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel et à la confidentialité. Nous nous engageons à protéger toutes les données qui nous sont communiquées (par notre site web et l’application) conformément aux prescriptions du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Dans la présente politique de confidentialité, nous voulons fournir des informations claires et transparentes sur les données que nous collectons et leur traitement. 

Vacances Vivantes asbl se conforme à cet égard aux dispositions légales du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Comment procédons-nous concrètement ?

1. Pour que vous ou votre enfant puissiez participer aux activités de Vacances Vivantes asbl (= exécution du contrat).
2. Pour vous envoyer les lettres d’information et les invitations relatives aux activités de Vacances Vivantes asbl (= autorisation de la personne concernée).
3. Afin de réaliser des analyses en rapport avec l’octroi de subsides par les autorités (= obligation légale). 
4. Pour des raisons de marketing (= données relatives à l’utilisation de notre site web, des réseaux sociaux et de l’application).

Pour les objectifs susmentionnés, vous vous demandons de conserver et de traiter les données suivantes : 

1. Les parents ou les responsables et accompagnateurs sont généralement les titulaires du profil et, par conséquent, les clients pour lesquels il faut pouvoir établir la facture, l’attestation fiscale et l’attestation médicale pour l’intervention de la mutuelle en lien avec les activités. Lors de l’inscription d’un enfant, nous leur demandons les données suivantes : prénom, nom de famille, date de naissance, lieu de naissance, adresse, code postal, localité, numéro de téléphone portable, numéro de téléphone fixe, adresse e-mail, nom et numéro de téléphone d’une personne de contact supplémentaire, nombre de réservations, nombre d’enfants, recevoir du courrier papier ou électronique, inscription le, dernière connexion, nombre de connexions, date dans la comptabilité et statut.
2. Nous ne traitons les données à caractère personnel de mineurs qu’avec l’autorisation préalable des parents ou de la personne responsable. Notre module d’inscription est en outre conçu de manière telle que chaque parent/responsable puisse introduire et gérer personnellement les données de l’enfant/des enfants dans notre système. Les principales raisons sont les suivantes : pour pouvoir relier efficacement les enfants à une inscription au camp et pour recevoir les informations supplémentaires nécessaires (p. ex. données médicales = importance vitale). Nous demandons de fournir à leur sujet les données suivantes : prénom, nom de famille, sexe, date de naissance, lieu de naissance, adresse e-mail et numéro de téléphone portable (= il ne s’agit pas d’un champ obligatoire, il ne doit donc être rempli que si la personne le souhaite ou si cette donnée est disponible), adresse e-mail du parent/responsable, numéro de client parent/responsable, maladies, dernière vaccination en date contre le tétanos, traitement médicamenteux nécessaire pendant le camp, allergie, groupe sanguin, informations utiles, numéro d’urgence (= joignable pendant les camps).
3. En ce qui concerne nos accompagnateurs de plus de 15 ans, nous collectons les données ci-après lorsqu’ils deviennent actifs dans l’organisation (via inscription pour un cours ou via une fiche d’information) : prénom, nom de famille, sexe, date de naissance, lieu de naissance, adresse e-mail, numéro de téléphone portable, numéro de téléphone fixe, nationalité, numéro de registre national, numéro IBAN, situation professionnelle, niveau d’études, adresse, domicile, études/diplômes/expériences pertinentes, talents, s’ils souhaitent recevoir la lettre d’information, antécédents professionnels, compétences (= feed-back des responsables de camp pour chaque camp qu’ils ont donné), dernière connexion, nombre de connexions, date d’inscription, statut (actif/passif).
4. En ce qui concerne les personnes sans profil client, mais qui veulent s’inscrire séparément afin de recevoir la lettre d’information, nous demandons uniquement les données suivantes : prénom, nom de famille et adresse e-mail. 
5. En fonction du type de camp (cours, avec ou sans nuitée, événement), des données supplémentaires peuvent être demandées : préférences alimentaires (régime végétarien oui/non, régime médical), taille, poids et pointure.
6. En ce qui concerne nos relations, nous conservons uniquement les données de contact et l’adresse. Ce fichier de relations se compose des partenaires, écoles, anciens membres du personnel, stagiaires, sympathisants. 
7. Données marketing et données relatives à l’utilisation par les visiteurs de notre site web, des réseaux sociaux et de l’application : préférences en matière de marketing, demandes d’accord explicite et de consentement tacite, publications sur les applications de réseaux sociaux que nous utilisons, type de navigateur, langue de prédilection, adresses IP, etc.
8. Les photos et vidéos que nous prenons des participants et des accompagnateurs lors de nos activités sont conservées séparément sur un serveur photos. Une sélection de photos et, éventuellement, de vidéos sont publiées en ligne sur notre application Vacances Vivantes, de façon temporaire et avec les autorisations requises, afin de mettre ces visuels à la disposition des parents/responsables, participants et accompagnateurs. De plus, ces visuels sont exclusivement utilisés pour promouvoir notre programme d’activités en cours ou futur en ligne (site web, réseaux sociaux et application) ou hors ligne (dépliants, annonces et brochures). Lors de l’inscription à l’une de nos activités, nous demandons l’autorisation de collecter et d’éventuellement utiliser les photos et vidéos de l’enfant/des enfants.
9. Pendant l’utilisation de notre application Vacances Vivantes, nous enregistrons également le modèle et l’ID de l’appareil de l’utilisateur. Ils sont utilisés pour assurer la connexion.

Nous vous demandons toujours l’autorisation d’actualiser ces données et pouvons toujours vous supprimer de notre base de données marketing si vous en faites la demande.

Nous n’utilisons les données collectées qu’aux fins pour lesquelles nous les avons obtenues. 

Nous ne pouvons transmettre à des tiers les données fournies que si cela s’avère nécessaire pour atteindre les objectifs décrits ci-dessus. 

Nous faisons appel à un tiers pour : 

• organiser des activités spécifiques avec des organisations avec lesquelles nous avons un contrat. Ce dernier porte par exemple sur des ateliers, des séjours en camp, des cours. Les tiers utilisent exclusivement ces données pour leur fonctionnement interne et éventuellement pour rendre des comptes à une autorité dans le cadre d’un contrat de gestion et/ou de la sécurité incendie. Seules les données ci-après sont transmises : prénom, nom de famille, date de naissance et code postal. 
• Vacances Vivantes ne dévoile des données à caractère personnel que pour rendre des comptes à propos des indicateurs repris dans notre contrat de gestion avec l’ONE. Les données suivantes sont transmises : prénom, nom de famille, sexe, date de naissance et code postal. 

Nous concluons bien entendu les accords nécessaires avec ces parties pour garantir la protection de vos données à caractère personnel. 

Nous ne transmettons jamais de données à caractère personnel à des parties avec lesquelles nous n’avons pas conclu de contrat de sous-traitance pour le traitement de données. Nous ne partagerons en outre des données à caractère personnel avec des tiers qu’avec votre accord (écrit). 

Nous ne transmettons pas de données à caractère personnel à des parties établies hors Union européenne (UE). 

Outre leur utilisation dans notre application Vacances Vivantes, les photos et vidéos ne servent éventuellement qu’à promouvoir notre programme en cours ou futur en ligne (site web, réseaux sociaux et application) et hors ligne (dépliants, annonces et brochures). Lors de l’inscription à l’une de nos activités, nous demandons l’autorisation de collecter des photos et des vidéos de votre(vos) enfant(s) et de les utiliser éventuellement aux fins susmentionnées. 

Les données obtenues par les réseaux sociaux peuvent être utilisées en fonction des campagnes de marketing lancées sur les réseaux sociaux, par exemple.

En règle générale, nous conservons les données aussi longtemps que notre base de données peut le supporter. Nous ne prévoyons de grand nettoyage que si la quantité de données devient problématique pour notre base de données. 

Nous conservons en outre certaines données aussi longtemps que ce que la loi nous impose. D’un point de vue légal, nous sommes par exemple tenus de conserver toutes les données nécessaires à la facturation dans notre comptabilité pendant minimum sept ans. En cas de litige devant le tribunal, de procédure administrative ou d’arbitrage, les données sont conservées jusqu’à ce qu’un jugement définitif soit rendu dans le cadre de cette procédure, sauf si la loi nous oblige à conserver les données à caractère personnel plus longtemps.

Les données médicales sont gérées par le client lui-même dans son profil et peuvent être modifiées à tout moment. Ces données sont uniquement pertinentes pendant la durée du camp mais sont conservées dans le profil de l’enfant. Vous ne devez donc pas adapter ces données à chaque séjour.

Nous avons pris des mesures techniques et organisationnelles adéquates pour protéger les données à caractère personnel contre tout traitement illégal. Nous appliquons par exemple une politique d’identification par nom d’utilisateur et mot de passe sur tous nos systèmes. 

Nos collaborateurs sont de surcroît informés de l’importance de la protection des données à caractère personnel. 

Les données relatives aux fiches médicales des participants aux camps/cours doivent impérativement être disponibles sur tous les lieux de camp au cas où un accident surviendrait et qu’un de nos accompagnateurs doive se rendre chez le médecin ou aux urgences. Seuls les collaborateurs pédagogiques de Vacances Vivantes asbl, le coordinateur du camp et l’assistant médical sur place ont accès à ces données. Le coordinateur répertorie les informations cruciales concernant l’enfant, entre autres les allergies et les traitements médicamenteux, et les remet aux accompagnateurs au début du camp. S’il est nécessaire d’aller chez le médecin et qu’une personne autre que le responsable du camp ou l’assistant médical accompagne l’enfant – et uniquement dans ce cas de figure, le responsable donne les informations nécessaires à la personne qui accompagne l’enfant chez le médecin.

1. Vous pouvez modifier vos données à caractère personnel à tout moment via votre profil personnel sur notre site web ou notre application. 
2. Vous pouvez consulter et éventuellement rectifier vos données personnelles à tout moment. Vous avez en outre le droit de nous demander de transférer les données que vous nous avez fournies soit à vous-même soit directement à une autre partie en votre nom. 
3. Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel (ou à une partie de ces données) par nous ou l’un de nos sous-traitants. 
4. Vous avez à tout moment le droit de retirer le consentement relatif à la collecte et au traitement de vos données et de demander une « anonymisation ». 

Afin d’éviter les abus, nous pouvons alors vous demander de vous identifier de manière adéquate, par exemple en envoyant une copie de votre carte d’identité ou en répondant à quelques questions en lien avec vos données à caractère personnel.

Si vous avez une plainte concernant le traitement de vos données à caractère personnel, nous vous demandons de prendre contact immédiatement avec nous. 

Vous avez en outre toujours le droit de déposer plainte auprès de l’Autorité de protection des données. Cette dernière est l’organe de contrôle qui veille au respect des principes applicables en matière de protection des données à caractère personnel. 

Si vous subissez des dommages, vous pouvez en outre introduire une demande d’indemnisation devant le tribunal civil compétent.

Vacances Vivantes asbl accorde une grande attention et le plus grand soin à son site web et s’efforce de fournir en permanence des informations qui soient les plus à jour, compréhensibles et précises possible. Malgré tous les efforts consentis, il peut arriver que certaines informations ne soient pas mises à jour ou reproduites correctement.

Si vous estimez que les informations fournies sur le site web ou l’application présentent des lacunes (ou si vous recevez des informations présentant des lacunes via nos canaux d’information), Vacances Vivantes asbl mettre tout en œuvre pour y remédier au plus vite. Vous pouvez prendre contact avec le collaborateur de Vacances responsable en la matière. Nous nous efforcerons de traiter votre signalement au plus vite et de vous donner également une réponse.

Vacances Vivantes asbl fait également tout son possible pour éviter les problèmes techniques. Vacances Vivantes asbl ne peut toutefois garantir que de tels problèmes n’affecteront jamais le site web et l’application.

Vacances Vivantes asbl n’a aucun contrôle d’ordre technique ou de contenu ni aucune autorité sur les hyperliens renvoyant à des sites web gérés par des tiers et ne peut dès lors offrir aucune garantie quant à l’exhaustivité ou l’exactitude des contenus ni sur la disponibilité des sites web et des sources d’information.